在党政机关和企事业单元中每个部分都有大量的文档，在手工治理的情状下，那些文档都因差别工做性量分属详细工做人员而保留在每小我的文件柜里，因而，文档的保留、共享、利用和再操纵相比照较困难。别的，在手工治理的情状下，文档的检索存在十分大的难度，文档多、存放杂，有的文档固然集中治理，但保管员不清晰文档类别，只是按年度或部分笼统回纳，以至按文件柜编号堆放，招致需要利用的素材不克不及及时找到，以至找不到。办公主动化使各类文档实现电子化，通过电子文件柜的形式保管文档，按权限停止利用和共享。好比，某个单元已成立电子文档，新来了位工做人员，治理员只需给他注册一个身份文件，并告知他口令，只要他的身份契合能够阅览的权限，他本身上彀就能够查到那个单元积存下来的文件，如许就削减了良多因人设置的环节，处理了多岗位、多部分在文档之间高效协同工做的问题。
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